Genehmigung von Besuchen

Überblick

Die Genehmigung ist der Prozess, der bestätigt, dass ein Besuch den Richtlinien des Arbeitgebers entspricht und sicher, gut geplant und für die Schüler förderlich erscheint. Sie trägt dazu bei, dass Risiken berücksichtigt, Richtlinien eingehalten und Mitarbeiter sowie Teilnehmer angemessen vorbereitet wurden.

Die Genehmigung schützt die Teilnehmer, unterstützt die Mitarbeiter und gibt allen Beteiligten die Gewissheit, dass der Besuch angemessen geplant ist.

Was die Genehmigung bestätigt

Wenn ein Besuch genehmigt wird, wird Folgendes bestätigt:

• Der Besuch verfolgt klare Lernziele.
• Risiken wurden identifiziert und durch eine angemessene Risikobewertung gemanagt.
• Der Reiseleiter und sein Team sind kompetent und gut vorbereitet.
• Die Richtlinien zum Schutz von Kindern, zur Gesundheit und Sicherheit sowie die Schulrichtlinien werden eingehalten.
• Die Einwilligung der Eltern wurde, wo erforderlich, eingeholt.
• Kosten und Zahlungen sind vereinbart und rechtmäßig.
• Es wurde eine sorgfältige Prüfung aller externen Anbieter durchgeführt.
• Notfall- und Krisenpläne sind vorhanden.

Wer genehmigt Besuche?

• Leiter/Manager. Erteilt die endgültige Genehmigung für die meisten Besuche und bestätigt, dass der Besuchsleiter und das Mitarbeiterteam kompetent sind, die Teilnehmer zu betreuen.
• Berater oder Arbeitgeber für Schulausflüge. Erforderlich bei Ausflügen mit höherem Risiko. Die Genehmigung bestätigt, dass die Planung, die Kompetenz des Personals, die Bedürfnisse der Schüler, der Reiseablauf und die Notfallmaßnahmen den erwarteten Standards entsprechen.

Genehmigungsprozess

• Der Besuchsleiter plant den Besuch und führt mit seinem Team eine Risikobewertung durch.
• Die Besuchsdetails werden auf EVOLVE erfasst.
• Der EVC und/oder der Leiter/Manager prüfen die Pläne.
• Besuche mit höherem Risiko werden dem Berater für Bildungsbesuche oder dem Arbeitgeber zur Prüfung vorgelegt (Vorlaufzeit: 4 Wochen).
• Nach der Genehmigung kann der Besuch stattfinden.

Am Tag des Besuchs

Sie müssen Folgendes sicherstellen:

• Ein kompetentes Führungsteam ist vorhanden.
• Ein Notfallkontakt ist jederzeit erreichbar.
• Die Mitarbeiter der Basis wissen, wer sich außerhalb des Geländes aufhält und wann diese Personen zurückkehren.
• Sie verfügen über Informationen zu den individuellen Bedürfnissen der Teilnehmer und zu Notfallkontakten.
• Es wird eine klare Kommunikation mit der Schule aufrechterhalten.

Wenn Sie sich über die erforderliche Genehmigungsstufe nicht sicher sind, sprechen Sie mit Ihrem EVC, bevor Sie Ihren Besuch einreichen.

Weiterführende Literatur

Die nationalen OEAP-Richtlinien finden Sie unter https://oeapng.info