Besuchsplanung

Überblick

Sorgfältige Planung ist für alle Ausflüge unerlässlich. Ob es sich um einen kurzen Spaziergang im Park oder eine mehrtägige Auslandsreise handelt – eine gute Vorbereitung trägt dazu bei, dass die Ausflüge sicher, gut organisiert und lehrreich sind.

Der erforderliche Planungs- und Genehmigungsaufwand sollte stets der Komplexität des Besuchs entsprechen. Komplexere Aktivitäten können zusätzlichen Vorbereitungs-, Beratungs- und Planungsaufwand erfordern.

Der Leiter/Manager muss sich davon überzeugen, dass der Besuchsleiter kompetent ist, über entsprechende Erfahrung verfügt und bei Bedarf Zugang zu fachlicher Beratung hat.

Besuchspläne

Für jeden externen Besuch sollte ein Besuchsplan vorliegen, der die wichtigsten Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten festlegt.

Der erforderliche Detaillierungsgrad hängt von der Art des Besuchs ab. Routinemäßige Aktivitäten im lokalen Bereich können durch ein Standardverfahren (z. B. eine Richtlinie für Besuche im lokalen Bereich) abgedeckt werden, das regelmäßig überprüft und von der Schulleitung genehmigt wird, während komplexere Besuche eine detaillierte Planung erfordern.

Ein klarer Besuchsplan ist hilfreich:

• Sicherheit und effektive Aufsicht gewährleisten
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären
• Fokus auf Lernergebnisse
• Unterstützung des Besuchsgenehmigungsprozesses

Leitfäden wie der EVOLVE Advice STAGED-Planungsansatz können helfen, diesen Prozess zu strukturieren https://www.evolveadvice.co.uk/staged.

Wichtige Planungsüberlegungen

Bei der Vorbereitung eines Besuchs sollten Sie mehrere wichtige Faktoren berücksichtigen, darunter:

• Angemessene Personal-Teilnehmer-Verhältnisse und Aufsichtsniveaus
• Kommunikation mit den Eltern, einschließlich Einwilligung und Teilnehmerinformationen
• Ob ein Vorbesuch erforderlich ist
• Schutz, Überprüfung und Betreuung begleitender Erwachsener
• Nutzung externer Anbieter
• Inklusion, einschließlich Unterstützung für Teilnehmer mit zusätzlichen Bedürfnissen
• Umweltbedingungen und standortspezifische Gefahren
• Nutzung elektronischer Geräte, Sicherheitsfragen und allgemeine Sicherheitsaspekte
• Erste-Hilfe- und Notfallmaßnahmen

Planungs-Checkliste

Ein strukturierter Ansatz trägt dazu bei, dass wichtige Schritte nicht übersehen werden. Typische Planungsphasen umfassen:

• Zweck und Lernziele definieren
• Führen Sie nach Möglichkeit Vorbesuche durch.
• Risiken identifizieren und geeignete Sicherheitsmaßnahmen planen, einschließlich „Plan B“-Optionen
• Bitte bestätigen Sie die Erste-Hilfe- und Versicherungsvereinbarungen.
• Notfallmaßnahmen vorbereiten
• Eltern informieren und deren Einwilligung einholen
• Teilnehmerinformationen, einschließlich medizinischer Details, erfassen
• Berücksichtigen Sie umweltbezogene und veranstaltungsortspezifische Faktoren.
• Planaufsicht und Schutzmaßnahmen
• Sorgen Sie für klare Kommunikationswege.
• Alle erforderlichen Genehmigungen einholen

Dokumentation und Risikomanagement

EVOLVE sollte zur Dokumentation von Besuchsplänen, Risikobewertungen, Genehmigungen, Einwilligungen und Teilnehmerinformationen verwendet werden. Die Risikobewertung ist als fortlaufender Prozess und nicht als einmaliges Dokument zu verstehen. Sie müssen wesentliche Gefahren und Kontrollmaßnahmen identifizieren und dokumentieren sowie gegebenenfalls Alternativpläne in Betracht ziehen. Teilnehmer können aktiv in die Risikobewertung und Entscheidungsfindung während des Besuchs einbezogen werden.

Planungstreffen

Es empfiehlt sich, frühzeitig im Planungsprozess ein oder mehrere Planungstreffen mit allen am Besuch beteiligten Mitarbeitern abzuhalten. Diese Treffen tragen dazu bei, dass:

• Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar definiert und werden klar definiert.
• Wichtige Informationen werden ausgetauscht und verstanden.
• Die Pläne werden bei Bedarf überprüft und verfeinert.
• Die regelmäßige Kommunikation innerhalb des Führungsteams trägt dazu bei, dass die Besuche sicher, gut organisiert und erfolgreiche Lernerfahrungen sind.

Links zu weiterführenden Informationen:

Die nationalen OEAP-Richtlinien finden Sie unter https://oeapng.info

EVOLVE Advice: Der STAGED-Ansatz für die Planung https://www.evolveadvice.co.uk/staged