Approvazione delle visite

Panoramica

L'approvazione è il processo di conferma che una visita soddisfi i requisiti delle politiche del datore di lavoro e appaia sicura, ben pianificata e vantaggiosa per gli studenti. Contribuisce a garantire che i rischi siano stati presi in considerazione, che le politiche siano state rispettate e che il personale e i partecipanti siano adeguatamente preparati.

L'approvazione tutela i partecipanti, supporta il personale e offre a tutte le parti la garanzia che la visita sia stata pianificata in modo appropriato.

Cosa conferma l'approvazione

Quando una visita viene approvata, ciò conferma che:

• La visita ha chiari obiettivi di apprendimento.
• I rischi sono stati identificati e gestiti mediante un'apposita valutazione del rischio.
• Il responsabile della visita e il team di collaboratori sono competenti e preparati.
• Vengono rispettate le norme in materia di tutela dei minori, salute e sicurezza, nonché le politiche scolastiche.
• Il consenso dei genitori è stato ottenuto ove richiesto.
• I costi e i pagamenti sono concordati e leciti.
• È stata esercitata la dovuta diligenza su tutti i fornitori esterni
• Sono in vigore piani di emergenza e di contingenza.

Chi approva le visite?

• Responsabile/Manager. Fornisce l'approvazione finale per la maggior parte delle visite, confermando che il responsabile della visita e il team di collaboratori siano competenti a supervisionare i partecipanti.
• Autorizzazione del consulente o del datore di lavoro per le visite didattiche. Richiesta per visite ad alto rischio. L'approvazione conferma che i piani, la competenza del personale, le esigenze degli studenti, l'itinerario e le disposizioni di emergenza sembrano soddisfare gli standard previsti.

Processo di approvazione

• Il responsabile della visita pianifica la visita ed effettua una valutazione dei rischi con il suo team.
• I dettagli della visita vengono registrati su EVOLVE
• Il Vice Rettore Esecutivo e/o il Responsabile/Manager esaminano i piani
• Le visite ad alto rischio vengono sottoposte all'attenzione del consulente per le visite didattiche o del datore di lavoro per la valutazione (con un preavviso di 4 settimane).
• Una volta approvata, la visita può procedere

Il giorno della visita

È necessario assicurarsi che:

• È presente un team dirigenziale competente
• Un contatto di emergenza è disponibile ovunque
• Il personale della base sa chi è fuori sede e quando farà ritorno.
• Hai a disposizione informazioni sulle esigenze individuali dei partecipanti e sui loro contatti di emergenza.
• Viene mantenuta una comunicazione chiara con la scuola.

Se hai dubbi sul livello di approvazione richiesto, contatta il tuo EVC prima di inviare la tua richiesta di visita.

Per approfondire

Le linee guida nazionali dell'OEAP sono disponibili all'indirizzo https://oeapng.info