Pianificazione della visita

Panoramica

Una pianificazione accurata è essenziale per tutte le visite. Che si tratti di una breve passeggiata in un parco locale o di un soggiorno di studio all'estero, una buona preparazione contribuisce a garantire che le visite siano sicure, ben organizzate e di valore educativo.

Il livello di pianificazione e approvazione richiesto deve sempre rispecchiare la complessità della visita. Le attività più complesse possono richiedere maggiore preparazione, consultazione e tempo di pianificazione.

Il responsabile/dirigente deve accertarsi che il responsabile della visita sia competente, possieda un'esperienza adeguata e abbia accesso a consulenze specialistiche ove necessario.

Piani di visita

Ogni visita fuori sede dovrebbe essere accompagnata da un Piano di Visita che delinei le principali disposizioni e responsabilità.

Il livello di dettaglio richiesto dipenderà dal tipo di visita. Le attività di routine all'interno dell'area locale possono essere disciplinate da una procedura standard (come ad esempio una Politica per le visite nell'area locale) rivista periodicamente e approvata dal team dirigenziale, mentre le visite più complesse richiederanno una pianificazione dettagliata.

Un piano di visita ben definito è utile:

• Garantire la sicurezza e una supervisione efficace
• Chiarire ruoli e responsabilità
• Concentrarsi sui risultati dell'apprendimento
• Supportare il processo di approvazione delle visite

Linee guida come l'approccio a fasi di EVOLVE Advice per la pianificazione possono aiutare a strutturare questo processo https://www.evolveadvice.co.uk/staged.

Considerazioni chiave per la pianificazione

Quando si prepara una visita, è opportuno tenere in considerazione diversi fattori importanti, tra cui:

• Rapporti adeguati tra personale e partecipanti e livelli di supervisione appropriati.
• Comunicazione con i genitori, incluso il consenso e le informazioni sui partecipanti.
• Se sia necessaria una visita preliminare
• Tutela, verifica e gestione degli adulti accompagnatori
• Utilizzo di fornitori esterni
• Inclusione, compreso il supporto ai partecipanti con esigenze particolari.
• Condizioni ambientali e pericoli specifici del luogo
• Utilizzo di dispositivi elettronici, problematiche di sicurezza e considerazioni più ampie in materia di sicurezza.
• Primo soccorso e disposizioni di emergenza

Lista di controllo per la pianificazione

Un approccio strutturato può contribuire a garantire che non vengano trascurati passaggi importanti. Le fasi tipiche della pianificazione includono:

• Definire lo scopo e gli obiettivi di apprendimento
• Effettuare visite preliminari ove possibile.
• Identificare i rischi e pianificare misure di sicurezza appropriate, comprese le opzioni del "Piano B".
• Confermare le disposizioni relative al primo soccorso e all'assicurazione.
• Preparare le procedure di emergenza
• Informare i genitori e ottenere il loro consenso.
• Raccogliere le informazioni sui partecipanti, inclusi i dettagli medici.
• Tenete conto dei fattori ambientali e specifici del luogo.
• Pianificare le modalità di supervisione e di tutela.
• Stabilire modalità di comunicazione chiare
• Ottenere tutte le autorizzazioni necessarie

Gestione della documentazione e dei rischi

EVOLVE dovrebbe essere utilizzato per registrare i piani di visita, le valutazioni dei rischi, le approvazioni, i consensi e le informazioni sui partecipanti. La valutazione dei rischi dovrebbe essere considerata un processo continuo, non un singolo documento. È necessario identificare e registrare i pericoli significativi, le misure di controllo e, se necessario, valutare piani alternativi. Anche i partecipanti possono essere coinvolti nella comprensione dei rischi e nel prendere decisioni consapevoli durante la visita.

Riunioni di pianificazione

È buona norma organizzare una o più riunioni di pianificazione all'inizio del processo con tutto il personale coinvolto nella visita. Queste riunioni contribuiscono a garantire che:

• Ruoli e responsabilità sono chiari e "di proprietà".
• Le informazioni importanti vengono condivise e comprese
• I piani vengono rivisti e perfezionati secondo necessità.
• Una comunicazione regolare tra i membri del team dirigenziale contribuisce a garantire che le visite siano sicure, ben organizzate e si traducano in esperienze di apprendimento proficue.

Link per ulteriori approfondimenti:

Le linee guida nazionali dell'OEAP sono disponibili all'indirizzo https://oeapng.info

EVOLVE Advice: L'approccio a fasi per la pianificazione https://www.evolveadvice.co.uk/staged