Viaggi – Aereo

Panoramica

Viaggiare in aereo può essere uno degli aspetti più complessi nell'organizzazione di un viaggio all'estero. Oltre alla pianificazione dell'alloggio, dei permessi e delle attività, organizzare i voli per un gruppo numeroso richiede un'attenta pianificazione.

Prenotazioni di voli di gruppo

La maggior parte delle compagnie aeree classifica i viaggi di 10 o più passeggeri come prenotazioni di gruppo.

Per le gite scolastiche più numerose, le prenotazioni di gruppo sono solitamente l'opzione più adatta perché spesso offrono:

• Tariffe di gruppo e modalità di pagamento flessibili
• Maggiore possibilità di apportare modifiche alle prenotazioni
• Assistenza dedicata da parte della compagnia aerea per i viaggi di gruppo.

Per i viaggi di piccole dimensioni è talvolta possibile effettuare prenotazioni individuali, ma questa soluzione può risultare più complessa per i gruppi più numerosi.

Pianificazione anticipata

Le compagnie aeree in genere mettono in vendita i voli con un anticipo fino a 11 mesi e la disponibilità per le prenotazioni di gruppo può esaurirsi rapidamente, soprattutto durante i periodi di punta.

Una pianificazione anticipata contribuisce a garantire una maggiore disponibilità e consente di avere il tempo necessario per organizzare documenti come passaporti, moduli di consenso e assicurazione.

Raccolta di informazioni chiave

Prima di richiedere preventivi o effettuare prenotazioni, è utile confermare:

• Numero approssimativo di viaggiatori (studenti e personale)
• Date di viaggio preferite ed eventuale flessibilità
• Aeroporti di partenza e di arrivo
• Eventuali esigenze mediche, dietetiche o di accessibilità
• Considerazioni di bilancio

Anche informazioni approssimative possono aiutare i fornitori a offrire preventivi accurati o a riservare posti in attesa che i dettagli vengano definiti.

Gestire l'esperienza in aeroporto

Gli aeroporti possono essere ambienti molto affollati, quindi la preparazione e l'organizzazione sono essenziali.

Dovresti:

• Informare i partecipanti sul comportamento atteso e sulle procedure aeroportuali.
• Prevedete del tempo extra per il check-in e i controlli di sicurezza.
• Assicurarsi che i partecipanti comprendano le regole relative al bagaglio da stiva e al bagaglio a mano.
• Portate con voi copie dei passaporti e dei documenti di viaggio, ove necessario.

È utile suddividere il gruppo in sottogruppi più piccoli guidati da personale qualificato, con punti di incontro ben definiti in ogni fase del percorso.

È importante mantenere una comunicazione costante tra i membri dello staff, ad esempio tramite gruppi di messaggistica.

Al ritiro bagagli, etichettare chiaramente i bagagli può aiutare a prevenire la confusione, e un piccolo team può occuparsi del ritiro dei bagagli mentre altri supervisionano il gruppo.

In aereo

I responsabili delle visite guidate devono assicurarsi che il gruppo sia seduto insieme, ove possibile. Il personale di bordo siede nelle vicinanze e l'equipaggio è a conoscenza di eventuali esigenze mediche o allergie.

Link per ulteriori approfondimenti

Le linee guida nazionali dell'OEAP sono disponibili all'indirizzo https://oeapng.info