Aprobación de visitas

Descripción general

La aprobación es el proceso de confirmar que una visita cumple con los requisitos de la política del empleador y parece segura, bien planificada y beneficiosa para los alumnos. Ayuda a garantizar que se hayan considerado los riesgos, se hayan seguido las políticas y que tanto el personal como los participantes estén debidamente preparados.

La aprobación protege a los participantes, apoya al personal y ofrece a todas las partes la seguridad de que la visita está planificada adecuadamente.

Lo que confirma la aprobación

Cuando se aprueba una visita, se confirma que:

• La visita tiene un claro carácter didáctico.
• Los riesgos se han identificado y gestionado mediante una evaluación de riesgos adecuada.
• El responsable de la visita y el equipo de personal son competentes y están preparados.
• Se están siguiendo las normas de protección, salud y seguridad y las políticas escolares.
• Se ha obtenido el consentimiento de los padres cuando ha sido necesario.
• Los costos y pagos son acordados y legales.
• Se ha ejercido la debida diligencia sobre todos los proveedores externos.
• Se han implementado planes de emergencia y contingencia.

¿Quién aprueba las visitas?

• Jefe/Gerente. Da la aprobación final para la mayoría de las visitas, confirmando que el Líder de la Visita y el equipo de personal son competentes para supervisar a los participantes.
• Asesor o empleador de visitas educativas. Requerido para visitas de mayor riesgo. La aprobación confirma que los planes, la competencia del personal, las necesidades del alumnado, el itinerario y las medidas de contingencia cumplen con los estándares esperados.

Proceso de aprobación

• El responsable de la visita planifica la visita y realiza una evaluación de riesgos con su equipo.
• Los detalles de la visita se registran en EVOLVE.
• El EVC y/o el Jefe/Gerente revisan los planes.
• Las visitas de mayor riesgo se remiten al asesor de visitas educativas o al empleador para su revisión (con un preaviso de 4 semanas).
• Una vez aprobada, la visita puede llevarse a cabo.

El día de la visita

Debes asegurarte de lo siguiente:

• Se cuenta con un equipo de liderazgo competente.
• Un contacto de emergencia está disponible en todo momento.
• El personal de la base sabe quién está fuera de las instalaciones y cuándo regresará.
• Usted dispone de información sobre las necesidades individuales de los participantes y los contactos de emergencia.
• Se mantiene una comunicación clara con la escuela.

Si no está seguro del nivel de aprobación requerido, hable con su EVC antes de enviar su solicitud de visita.

Lecturas adicionales

Las directrices nacionales de OEAP están disponibles en https://oeapng.info