Planificación de visitas

Descripción general

Una planificación cuidadosa es fundamental para todas las visitas. Ya sea un breve paseo por un parque local o un viaje de estudios al extranjero, una buena preparación contribuye a que las visitas sean seguras, estén bien organizadas y tengan un gran valor educativo.

El nivel de planificación y aprobación requerido siempre debe reflejar la complejidad de la visita. Las actividades más complejas pueden requerir tiempo adicional de preparación, consulta y planificación.

El/La responsable debe asegurarse de que el/la líder de la visita sea competente, tenga la experiencia adecuada y acceso a asesoramiento especializado cuando sea necesario.

Planes de visita

Cada visita fuera de las instalaciones debe contar con un Plan de Visita que detalle los aspectos clave y las responsabilidades.

El nivel de detalle requerido dependerá del tipo de visita. Las actividades rutinarias dentro del área local pueden estar cubiertas por un procedimiento estándar (como una Política de Visitas al Área Local) que se revisa periódicamente y es aprobado por el SLT, mientras que las visitas más complejas requerirán una planificación detallada.

Un plan de visita claro ayuda a:

• Garantizar la seguridad y una supervisión eficaz.
• Aclarar roles y responsabilidades
• Centrarse en los resultados del aprendizaje
• Apoyar el proceso de aprobación de la visita

Las directrices como el Enfoque por Etapas de EVOLVE Advice para la planificación pueden ayudar a estructurar este proceso https://www.evolveadvice.co.uk/staged.

Consideraciones clave para la planificación

Al preparar una visita, debe tener en cuenta varios factores importantes, entre ellos:

• Proporciones adecuadas de personal por participante y niveles de supervisión
• Comunicación con los padres, incluyendo el consentimiento y la información de los participantes.
• Si es necesaria una visita preliminar
• Protección, verificación y gestión de los adultos acompañantes.
• Uso de proveedores externos
• Inclusión, incluyendo el apoyo a los participantes con necesidades adicionales.
• Condiciones ambientales y riesgos específicos de cada lugar
• Uso de dispositivos electrónicos, cuestiones de seguridad y consideraciones de seguridad más amplias.
• Primeros auxilios y planes de emergencia

Lista de verificación de planificación

Un enfoque estructurado puede ayudar a garantizar que no se pasen por alto pasos importantes. Las etapas típicas de planificación incluyen:

• Definir el propósito y los objetivos de aprendizaje.
• Realizar visitas preliminares siempre que sea posible.
• Identificar los riesgos y planificar las medidas de seguridad adecuadas, incluidas las opciones del "Plan B".
• Confirme los planes de primeros auxilios y el seguro.
• Prepare procedimientos de emergencia
• Informar a los padres y obtener su consentimiento.
• Recopile la información de los participantes, incluidos los detalles médicos.
• Considere los factores ambientales y específicos del lugar.
• Planificar la supervisión y las medidas de protección
• Establecer acuerdos de comunicación claros
• Obtenga todas las aprobaciones necesarias.

Documentación y gestión de riesgos

EVOLVE debe utilizarse para registrar los planes de visita, las evaluaciones de riesgos, las aprobaciones, el consentimiento y la información de los participantes. La evaluación de riesgos debe considerarse un proceso continuo, no un documento aislado. Es fundamental identificar y registrar los peligros significativos, las medidas de control y considerar planes alternativos cuando sea necesario. Los participantes también pueden participar en la comprensión de los riesgos y en la toma de decisiones acertadas durante la visita.

Reuniones de planificación

Es recomendable celebrar una o varias reuniones de planificación al inicio del proceso con todo el personal involucrado en la visita. Estas reuniones ayudan a garantizar que:

• Los roles y responsabilidades son claros y definidos.
• Se comparte y se comprende información importante.
• Los planes se revisan y perfeccionan según sea necesario.
• La comunicación regular entre el equipo directivo ayuda a garantizar que las visitas sean seguras, estén bien organizadas y constituyan experiencias de aprendizaje exitosas.

Enlaces para ampliar la información:

Las directrices nacionales de OEAP están disponibles en https://oeapng.info

Consejos de EVOLVE: El enfoque por etapas para la planificación https://www.evolveadvice.co.uk/staged