Protection des données

Aperçu

Lors de l'organisation de voyages scolaires, des informations personnelles sont souvent collectées et partagées afin d'assurer la sécurité des participants. Il peut s'agir d'informations médicales, de coordonnées d'urgence ou d'autres renseignements pertinents.

Il est essentiel de protéger ces informations. Les établissements scolaires doivent traiter les données personnelles de manière responsable et conformément aux exigences légales afin de garantir la sécurité des participants et de maintenir la confiance des familles.

Responsabilités légales

Toutes les données personnelles doivent être traitées conformément à la loi britannique sur la protection des données de 2018 et au RGPD. Cela concerne la collecte, le stockage, l'utilisation et le partage des informations.

Les données personnelles doivent être traitées :

• Légalement, équitablement et de manière transparente
• Uniquement à des fins claires et spécifiques
• En toute sécurité et uniquement pour la durée nécessaire

Respectez toujours les politiques de protection des données de votre établissement lors de la planification et du déroulement des visites.

Collecte et partage d'informations

En tant que responsable de visite, vous avez besoin d'informations précises et à jour pour assurer le bien-être des participants pendant la visite. Cela peut inclure :

• Coordonnées d'urgence
• affections médicales et médicaments
• besoins alimentaires
• Autres informations pertinentes, telles que les aptitudes à la natation ou les besoins d'accessibilité

Utilisez des méthodes sécurisées pour recueillir et partager ces informations, telles que des systèmes numériques approuvés ou des formulaires officiels. Il convient d'encourager les parents à fournir des informations exactes afin qu'un soutien adapté puisse être mis en place.

Informations sensibles

Certaines informations sont particulièrement sensibles, notamment :

• Affections médicales ou allergies
• besoins alimentaires
• Protection des informations
• Coordonnées d'urgence

L’accès à ces informations devrait être limité au personnel qui en a besoin pour assurer la sécurité et le bien-être des participants.

Informations sur le consentement et la confidentialité

Les parents doivent être informés de la manière dont leurs données personnelles seront utilisées et partagées. Ces informations figurent généralement dans la politique de confidentialité de l'établissement scolaire.

Dans certains cas, un consentement spécifique peut être requis, par exemple pour le partage de données personnelles avec des centres d'hébergement ou des prestataires d'activités. Le consentement électronique est acceptable s'il est enregistré de manière sécurisée.

Photographies et médias

Les photographies ou vidéos sur lesquelles des personnes peuvent être identifiées sont considérées comme des données personnelles.

Les établissements doivent obtenir le consentement parental approprié avant de prendre ou d'utiliser de telles images, sauf si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité.

Collaboration avec des prestataires externes

Lorsque vous partagez des informations sur les participants avec des prestataires externes, vous devez vous assurer qu'ils respectent les normes de protection des données en vigueur. Vérifiez comment ils stockent, utilisent et, le cas échéant, suppriment ou restituent les informations personnelles.

Sécurité et conservation des données

Les renseignements personnels doivent être conservés en toute sécurité et leur accès limité au personnel autorisé. Après la visite, les renseignements doivent être supprimés ou conservés conformément à la politique de conservation des données de votre établissement.

En cas d'urgence, les informations pertinentes peuvent être partagées sans consentement si cela est nécessaire pour protéger des vies ou la sécurité.

Points clés

• Ne recueillez que les informations nécessaires à la visite.
• Veillez à ce que vos données personnelles soient exactes et à jour.
• Limiter l'accès aux informations sensibles
• Stockez et partagez des données en toute sécurité
• Respectez les politiques et les exigences légales de votre établissement.

Liens pour approfondir le sujet :

Le guide national de l'OEAP est disponible à l'adresse https://oeapng.info