Conservation des données

Aperçu

La tenue de registres précis des visites éducatives permet aux établissements scolaires de démontrer l'efficacité de leur planification, de la protection des enfants et de la gestion des risques. Ces registres facilitent également la planification des visites futures et permettent aux établissements de partager leurs bonnes pratiques.

Des documents peuvent également être exigés en cas d'incident susceptible d'entraîner une réclamation d'assurance ou une action en justice.

Si les dossiers contiennent des données personnelles, telles que des noms, des informations médicales ou des photographies, elles doivent être traitées conformément à la loi britannique sur la protection des données de 2018 et au RGPD, ainsi que conformément à la politique de conservation des données de l’employeur.

Une bonne tenue des registres permet de garantir que les visites éducatives sont bien documentées, conformes à la législation et en constante amélioration.

Pourquoi conserve-t-on des archives ?

Les établissements peuvent conserver des enregistrements de visites pour plusieurs raisons, notamment :

• Suivi de l'éventail des opportunités offertes aux élèves
• L'expérience du personnel consignant dans la conduite des visites
• Démontrer une planification, une gestion des risques et une évaluation efficaces
• Soutenir le partage des bonnes pratiques
• Informer les futures visites et améliorer la sécurité
• Soutenir la recherche, les statistiques ou les enquêtes d'intérêt public
• Conserver les preuves en cas d'incident ou de réclamation.

En l'absence de politique de conservation formelle, les établissements doivent convenir de directives claires sur les documents à conserver et pendant combien de temps.

Directives générales pour la conservation des dossiers de visite

• Formulaires de consentement parental : à conserver jusqu’à la fin de la visite, sauf si une période plus longue est nécessaire pour une raison particulière (voir la section « Incidents » ci-dessous). Les formulaires de consentement et les rapports d’accident sont généralement traités séparément du dossier principal de l’élève et ont leur propre durée de conservation, généralement plus courte, au lieu d’être conservés par défaut pendant un nombre d’années fixe.
• Incidents ou accidents : Il n’existe pas de durée de conservation obligatoire unique pour les documents relatifs aux incidents. En cas d’incident important, les établissements scolaires doivent prendre une décision documentée, fondée sur une évaluation des risques, quant à la durée de conservation des formulaires de consentement et des rapports d’incident pertinents, et la consigner dans leur calendrier de conservation des documents. Cette décision tient souvent compte des délais de responsabilité potentiels (par exemple, le délai de prescription prolongé applicable aux réclamations impliquant un enfant). Conserver les autorisations de sortie de tous les élèves, et pas seulement de ceux impliqués dans l’incident, permet de démontrer une pratique uniforme.
• Dossiers scolaires : De nombreux établissements scolaires appliquent la règle « Date de naissance + 25 ans » au dossier scolaire principal. Cette règle ne s’applique pas automatiquement aux documents relatifs aux sorties scolaires. Les formulaires d’autorisation de sortie et les déclarations d’accident sont généralement conservés séparément, selon leur propre durée de conservation, et ne sont pas systématiquement intégrés au dossier scolaire.

Périodes de rétention typiques

Les durées de conservation dépendent du type d'enregistrement et de la survenue d'un incident ; elles doivent être définies dans le calendrier de conservation des données de l'établissement plutôt qu'appliquées de manière uniforme. Les établissements utilisant EVOLVE comme plateforme sécurisée peuvent choisir de conserver ces informations plus longtemps à des fins de données, de rapports et d'analyse des tendances.

La tenue de registres en pratique

Les comptes rendus de visites peuvent comprendre :

• Plans de visite et évaluations des risques
• Dossiers relatifs aux rôles et à l'expérience du personnel
• Programmes d'activités
• Communication avec les parents et formulaires de consentement
• Politiques et procédures en vigueur au moment de la visite
• Rapports d'enquête sur les accidents et déclarations de témoins

Ces documents peuvent contribuer à démontrer que les visites ont été correctement planifiées et gérées.

Gestion des données personnelles

Lors du stockage d'informations contenant des données personnelles :

• Assurez-vous que les documents sont stockés en toute sécurité.
• Limiter l'accès au personnel autorisé
• Identifier clairement la finalité et la base juridique du traitement des données
• Précisez la durée de conservation des informations.
• Détruisez les documents en toute sécurité lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

Les systèmes électroniques utilisés pour gérer les dossiers de visite doivent disposer de contrôles de sécurité et d'accès appropriés.

Enregistrements suite à un incident

En cas d'accident ou d'incident, des documents supplémentaires doivent être conservés pour étayer l'enquête ou d'éventuelles réclamations.

Cela peut inclure :

• Rapports d'incidents détaillés et déclarations de témoins
• Le plan de visite et l'évaluation des risques
• Noms de tous les participants et membres du personnel présents
• Le programme des activités
• Politiques et procédures en vigueur à l'époque
• Copies des informations envoyées aux parents
• Formulaires de consentement et médicaux dûment remplis

Liens pour approfondir le sujet :

Ministère de l'Éducation : Protection des données dans les écoles - https://www.gov.uk/guidance/data-protection-in-schools

Le guide national de l'OEAP est disponible à l'adresse https://oeapng.info

Outils de gestion de l'information pour les écoles - https://irms.org.uk/schools-toolkit/