Planification de visite

Aperçu

Une planification minutieuse est essentielle pour toutes les visites. Qu'il s'agisse d'une simple promenade dans un parc local ou d'un séjour linguistique à l'étranger, une bonne préparation permet de garantir des visites sûres, bien organisées et enrichissantes sur le plan éducatif.

Le niveau de planification et d'approbation requis doit toujours être proportionnel à la complexité de la visite. Les activités plus complexes peuvent nécessiter davantage de préparation, de consultation et de temps de planification.

Le responsable/gestionnaire doit s'assurer que le responsable de la visite est compétent, possède l'expérience appropriée et a accès à des conseils spécialisés en cas de besoin.

Plans de visite

Chaque visite hors site doit faire l'objet d'un plan de visite décrivant les principales dispositions et responsabilités.

Le niveau de détail requis dépendra du type de visite. Les activités courantes dans la zone géographique concernée peuvent être couvertes par une procédure standard (telle qu'une politique relative aux visites de la zone géographique) révisée périodiquement et approuvée par l'équipe de direction, tandis que les visites plus complexes nécessiteront une planification détaillée.

Un plan de visite clair est utile :

• Assurer la sécurité et une surveillance efficace
• Clarifier les rôles et les responsabilités
• Mettre l'accent sur les résultats d'apprentissage
• Soutenir le processus d'approbation des visites

Des conseils tels que l'approche par étapes d'EVOLVE Advice en matière de planification peuvent aider à structurer ce processus https://www.evolveadvice.co.uk/staged.

Considérations clés en matière de planification

Lors de la préparation d'une visite, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs importants, notamment :

• Des ratios personnel/participants et des niveaux de supervision appropriés
• Communication avec les parents, y compris le consentement et les informations sur les participants
• Faut-il effectuer une visite préliminaire ?
• Protection, vérification et gestion des adultes accompagnateurs
• Utilisation de prestataires externes
• L’inclusion, y compris le soutien aux participants ayant des besoins particuliers
• Conditions environnementales et risques spécifiques au lieu
• Utilisation des appareils électroniques, problèmes de sécurité et considérations plus générales en matière de sécurité
• Premiers secours et mesures d'urgence

Liste de vérification de planification

Une approche structurée permet de s'assurer qu'aucune étape importante n'est négligée. Les étapes de planification typiques comprennent :

• Définir le but et les objectifs d'apprentissage
• Effectuer des visites préliminaires lorsque cela est possible
• Identifier les risques et planifier les mesures de sécurité appropriées, y compris les options de « plan B ».
• Confirmer les dispositions relatives aux premiers secours et à l'assurance
• Préparer les procédures d'urgence
• Informer les parents et obtenir leur consentement
• Recueillir les informations des participants, y compris les détails médicaux
• Tenez compte des facteurs environnementaux et spécifiques au lieu.
• Planification des dispositifs de supervision et de protection
• Établir des modalités de communication claires
• Obtenir toutes les autorisations nécessaires

Documentation et gestion des risques

EVOLVE doit être utilisé pour consigner les plans de visite, les évaluations des risques, les autorisations, les consentements et les informations relatives aux participants. L’évaluation des risques doit être considérée comme un processus continu, et non comme un simple document. Il est impératif d’identifier et de consigner les dangers importants, les mesures de contrôle et d’envisager des solutions alternatives le cas échéant. Les participants peuvent également être impliqués dans la compréhension des risques et la prise de décisions éclairées durant la visite.

Réunions de planification

Il est recommandé d'organiser une ou plusieurs réunions de planification en début de processus avec tous les membres du personnel concernés par la visite. Ces réunions permettent de s'assurer que :

• Les rôles et les responsabilités sont clairs et «assumés».
• Les informations importantes sont partagées et comprises.
• Les plans sont revus et peaufinés au besoin.
• Une communication régulière au sein de l'équipe dirigeante permet de garantir que les visites se déroulent en toute sécurité, sont bien organisées et constituent des expériences d'apprentissage réussies.

Liens pour approfondir le sujet :

Le guide national de l'OEAP est disponible à l'adresse https://oeapng.info

Conseils EVOLVE : L’approche par étapes de la planification https://www.evolveadvice.co.uk/staged